En momentos de pandemia mundial es imprescindible que los colaboradores que están haciendo “Home Office” cuenten con las orientaciones correctas para desarrollar bien sus labores.

La grave e histórica catástrofe sanitaria que mantiene en vilo al mundo, originada por el Corona Virus, ha impactado también a las organizaciones, las que han debido armarse de valor y adaptarse con todos los recursos disponibles a esta nueva realidad. Y en el nuevo escenario de cuarentena y aislamiento social ha surgido con fuerza la opción del teletrabajo, que permite a las empresas facilitar la continuidad operacional. En Chile, según Ranstadt actualmente el 72 por ciento de las grandes y medianas compañías ha implementado esta modalidad de trabajo, sobre todo en las cuatro áreas claves (finanzas, recursos humanos, producción y operaciones).

Pero la implementación de esta nueva práctica laboral no es tan simple, ya que exige, entre otras cosas, conectividad efectiva, responsabilidad, organización y equilibrio. A continuación presentamos algunos consejos y sugerencias.

Ambiente apto: es imprescindible elegir un lugar que cumpla con los requisitos de independencia, buena señal de Internet, ojalá buena luminosidad y comodidad suficiente (silla ergonómica y mesa con espacio adecuado).

Infraestructura efectiva y segura: también será primordial contar con un computador (ojalá laptop) que permita trabajar bien. En este sentido, es común que el equipo lo provea la misma empresa, junto a coderas, mouse pad, etc.. Además, es importante disponer de una conexión de Internet (Wifi o por cable) que permita suficiente velocidad de navegación (sobre 30 GB). Por último, es relevante que la empresa asegure estándares, en materia de ciber seguridad y protección de datos, ya que en las casas de los colaboradores hay más exposición a ciber ataques.

Herramientas útiles: actualmente existen varias alternativas para el trabajo en casa. La más recomendada, según muchos es Office 365, que ofrece un “pool” donde se incluye Teams, Yammer, Office online, Sharepoint y Drive, entre otras aplicaciones. Y si se necesita sólo la herramienta de teleconferencia, al ya citado Teams se suman las opciones de Zoom y Hang Out (Google). Otras herramientas complementarias de buen rendimiento son Slack o Trello, que permiten comunicar a los equipos y sistematizar el trabajo.

Organización: así como en la oficina, en la casa es vital establecer un sistema de trabajo, que garantice el trabajo bien hecho y el cumplimiento de los objetivos. En ese sentido, lo primero es establecer horarios fijos (por ejemplo, inicio a las 9 AM y fin de la jornada, a las 18 horas). Ya con eso claro lo siguiente es establecer bloques de trabajo. Sugerimos dividir, tanto la mañana como la tarde, en dos bloques, separados por pausas (ejemplo: primer bloque, de 9 a 11; pausa, de 11 a 11:30; y segundo bloque, de 11:30 a 13 horas). También es recomendable fijar la mayoría de las videollamadas para la mañana, para así en la tarde destinar más tiempo al trabajo concreto.

Así mismo, las videollamadas no debieran durar más allá de 40 minutos y, en lo posible, es aconsejable no realizar más de dos consecutivas.

Dinámica de trabajo: de acuerdo a lo observado en la mayoría de las empresas lo mejor es comenzar bien temprano con una llamada de coordinación del equipo (la idea es que cada uno comente sus tareas, dificultades y si requiere ayuda). El jefe debe establecer objetivos/entregables diarios (concretos y medibles) y mantener contacto permanente con el grupo de trabajo. Durante la jornada es útil que los miembros del equipo establezcan hitos de avance, que les permitan hacer seguimiento efectivo de lo trabajado. Y al final del día, es clave que exista una nueva comunicación grupal para revisar lo realizado y organizar lo pendiente.

No olvidar:

• No consumir alcohol y drogas.
• Levantarse temprano y ducharse.
• Vestirse tal como se va al trabajo.
• Evitar la televisión y redes sociales.
• Hacer buen uso del computador y cuidar la información corporativa que pueda ser confidencial.
• Procurar el descanso adecuado (siete horas de sueño y pausas de media hora, entre cada bloque).
• Mantener una alimentación equilibrada (tres comidas).
• Destinar algunos minutos del descanso a alguna actividad física (gimnasia en pausa, bicicleta fija, ejercicios de estiramiento, etc.).
• Al término de la jornada apagar el equipo, moverse a otro lugar y compartir con la familia.